Automazione Fax

Sebbene il motore grafico sia residente nella parte pc, l’utente iSeries 400 ha il pieno controllo della stampa, con le modalità tradizionali proprie del mondo iSeries.  Le stampe possono essere indirizzate in base all’utente che le ha generate oppure tramite il contenuto della stampa. Potrei quindi avere una stampante unica dedicata alle fatture oppure stampanti dipartimentali o una situazione mista: la configurazione avviene su iSeries 400 con la massima semplicità.

In caso di stampe a colori, per motivi di economicità, è consentito eseguire la prima copia a colori e le restanti in b/n.  La soluzione base prevede l’adozione di un software di gestione Fax in rete: Zetafax.  Tale software affronta le tipiche problematiche della gestione Fax in un gruppo di lavoro: condivisione linee telefoniche Fax, condivisione rubriche dei numeri di Fax, gestione centralizzata delle copertine dei Fax.

I Fax in arrivo vengono automaticamente inviati a uno o più utenti scelti. I Fax in uscita vengono inoltrati al Server Fax che provvede ad inviarli in maniera automatica, senza necessità di supervisione, non appena possibile. Per ogni Fax inviato l’utente può in qualsiasi momento richiedere le informazioni di stato, ad esempio a quali destinatari è già stato inviato e a quali deve ancora essere inviato.

Il documento creato dall'utente, con un server qualunque esso sia, può essere spedito via fax, indipendentemente dall'applicazione Windows usata. L'utente deve semplicemente stampare il documento su una stampante virtuale per far apparire una finestra che richiede i parametri di invio. E' anche possibile inserire nel Fax una copertina personalizzata, comprendente il logo dell'azienda e la propria firma.

I Fax in entrata possono anche essere annotati. Questo dà modo agli utenti di apporre la propria "Approvazione" sui documenti ricevuti oppure di aggiungere i propri commenti. I fax editati possono poi essere rispediti al mittente oppure reinstradati a un altro destinatario.

Dopo aver spedito il fax, gli utenti possono visualizzare un rapportino di trasmissione, oppure si può programmare il Fax Server per stampare automaticamente i rapportini di trasmissione. È inoltre possibile stampare in automatico sia i fax ricevuti che quelli spediti, normalmente su carta A4 come un fax manuale o miniaturizzati (più pagine di fax in un unico foglio).

Il Fax Server di Zetafax funziona come un servizio su WindowsNT/2K, e non necessita di un calcolatore dedicato. Supporta, nella versione base, fino a due linee fax standard, che possono essere aumentate secondo le necessità.  I fax possono essere spediti facilmente sia a uno che a molti destinatari, così come lo stesso fax può partire simultaneamente su più linee fax di Zetafax.  E’ possibile integrare la ricezione e/o la spedizione dei Fax con la posta elettronica di Lotus Notes (modulo software incluso nel pacchetto Zetafax).