Con questo modulo è possibile
aggiornare, consultare e gestire l'intero patrimonio documentale
dell'Azienda, costituito da istruzioni operative, procedure
interne, manuali tecnici, modulistica di ogni tipo.
Le differenze rispetto a quanto è
ottenibile con qualsiasi software standard dedicato alla gestione di
testi sono determinanti: una volta approvati, i documenti vengono
"consolidati" nel Data Base (sicurezza e standardizzazione) e
possono essere analizzati da tutti gli Utenti autorizzati
(consultabilità e riservatezza), mentre ogni variazione deve seguire
la serie di passaggi di redazione, verifica ed approvazione prima di
diventare operativa (rispetto dei livelli di autorità e delle
procedure di stesura dei documenti).
La documentazione può essere
organizzata secondo le proprie preferenze; ad esempio, il Manuale può
essere gestito come unico documento o suddiviso in capitoli separati.
Ogni oggetto Windows (Word, PowerPoint,
Freelance, ScreenCam, 1-2-3, Excel, oggetti multimediali, etc.) può
essere integrato garantendone, come per ogni documento Notes,
univocità e livelli di sicurezza.
La documentazione preesistente del
cliente può essere facilmente riutilizzata in formato nativo.
Per ogni tipologia documentale e in
funzione del modulo Profili Organizzativi attivato, sono configurati
in modo parametrico:
-
i livelli e gli iter di
approvazione
-
le autorizzazioni alla redazione,
verifica e approvazione
-
le liste di distribuzione a cui
notificare la presenza di nuove versioni
-
cicli di vita alternativi
Ogni documento, in funzione del proprio
stato, è visibile o modificabile da parte di determinati settori di
utenza.
L'evoluzione nel tempo del Sistema
Qualità è costantemente garantita attraverso la storicizzazione
delle versioni.
