Intranet 2.0

di Emidio Picariello - SMO - Micronix Network S.C. 

Prendo spunto da un articolo pubblicato dal sito The Social Entrerprise per affrontare un argomento del quale non abbiamo avuto modo di parlare molto spesso, che invece trovo interessante: l'intranet e la collaborazione.

Innanzitutto definiamo che cosa è una intranet, per capire in che ambito ci stiamo muovendo.

Per semplificare: ogni volta che salviamo un file su un disco in rete, stiamo utilizzando l'intranet della nostra azienda.

La cosa che emerge da questo studio è che l'utilizzo di strumenti cosiddetti 2.0 per la gestione delle intranet, anche se in corso di diffusione è ancora poco utilizzato e poco apprezzato dai manager.

La maggioranza delle aziende con le quali sono entrato in contatto negli ultimi anni non aveva una vera e propria gestione della propria Intranet. Nel migliore dei casi le cartelle erano ben organizzate sul server.

Ricordo di aver lavorato per una software house che aveva un documento sul server per effettuare il debug. Quindi tutti scrivevano su quel documento. Ogni tanto qualcuno gridava: "Chi ha aperto il file di debug? Devo modificarlo!". Forse le applicazioni per la condivisione dei documenti non erano così diffuse e disponibili.

Sta di fatto che oggi affidare la propria struttura internet al solo insieme di cartelle, anche ben organizzate, è anacronistico e pericoloso. Ci sono molti strumenti diversi che si possono scegliere in base alle esigenze particolari dell'azienda per gestire la propria intranet.

Facciamo l'esempio del nostro prodotto QMX, un Sistema Informativo di Gestione dei Documenti Aziendali e più in particolare di Gestione Integrata di Qualità, Ambiente, Sicurezza ed Etica.

Con questo software è possibile aggiornare, consultare e gestire l’intero patrimonio documentale dell’ Azienda, costituito da istruzioni operative, procedure interne, manuali tecnici, modulistica di ogni tipo. Le differenze rispetto a quanto è ottenibile con qualsiasi software standard dedicato alla gestione di testi sono determinanti: una volta approvati, i documenti vengono “consolidati” nel Data Base (sicurezza e standardizzazione) e possono essere analizzati da tutti gli Utenti autorizzati (consultabilità e riservatezza), mentre ogni variazione deve seguire la serie di passaggi di redazione, verifica ed approvazione prima di diventare operativa (rispetto dei livelli di autorità e delle procedure di stesura dei documenti).

E la vostra azienda? Come organizza la propria intranet? Fateci pervenire le vostre esperienze, così che possiamo commentarle insieme.